GDP-(A)RRRRR!
Hoe CRANIUM de Port of Antwerp-Bruges helpt datapiraten af te weren
Antwerpen, 23 november 2022 - Eind april 2022 werd de fusie tussen de havens van Antwerpen en Zeebrugge tot Port of Antwerp-Bruges officieel. De voorbereidingen daarvoor waren natuurlijk al veel langer aan de gang, zowel op operationeel, organisatorisch als administratief vlak. Om dat alles GDPR-gewijs in goede banen te leiden deed de tweede grootste haven van Europa een beroep op CRANIUM, de Belgische specialist in privacy, security en data management die sinds de oprichting in 2016 uitgroeide tot marktleider in de Benelux.
“Binnen het Havenbedrijf waren we natuurlijk al veel langer bezig met GDPR en alles wat daarbij komt kijken”, steekt data governance analyst en DPO Sarah Sak van wal. “Maar, toen de beslissing viel om te fuseren met Zeebrugge, besloten we toch om hulp en expertise van buitenaf in te roepen, want een dergelijke operatie heeft impact op alle geledingen van de organisatie: IT, hr, financiën en marcom, maar ook innovatie en technische vernieuwing, enzovoort. Ondanks de kennis en ervaring die we de afgelopen jaren in-house opgebouwd hebben, zou het ons daardoor niet gelukt zijn om dit alles alleen tot een goed einde te brengen. Het integreren van de verwerkingsregisters persoonsgegevens alleen al was bijvoorbeeld een enorme opgave.”
Beste uit de test
En dus werd er, gezien het Havenbedrijf een overheidsorganisatie is, een aanbesteding uitgeschreven. Daarbij kwam CRANIUM als sterkste uit de bus, na een uitgebreide evaluatie waarbij zowel naar kwaliteit, referenties als prijs gekeken werd.
“Enkele jaren geleden, toen de GDPR van kracht werd, deden we voor een privacyscan al eens een beroep op CRANIUM, nadat ze ook toen de sterkste kandidaat bleken. Dat verliep erg goed, in wisselwerking met zowel onze CISO, het Cyber Resilience- als GDPR-team, en dus waren we erg blij opnieuw met hen te kunnen samenwerken”, vult Shauni Willems, juriste en DPO bij het Havenbedrijf, aan. “De prijs was daarbij een belangrijke factor, maar dat was zeker niet de enige factor: in hun dossier gingen ze ook zeer goed in op onze specifieke noden. Het plaatje klopte op alle vlakken.”
Structureel partnerschap en extern verlengstuk
Het GDPR-team van het Havenbedrijf kreeg zo versterking van twee CRANIUM-consultants, die als een extern verlengstuk van het interne GDPR-team fungeerden. Wat eerst begon als een projectmatige samenwerking groeide mettertijd organisch uit tot een structureel partnerschap, waarbij beide partijen er samen op toezien dat alle mogelijke gegevensverwerkingen binnen de dagelijkse werking van het Havenbedrijf volgens de regels verlopen.
“Zowel het bijstaan van de interne DPO's bij het behandelen van adviesvragen vanuit de organisatie - bijvoorbeeld over hoe ze GDPR-conform kunnen samenwerken met externe partners en stakeholders - als er proactief op toezien dat als overheidsbedrijf de juiste protocollen voor gegevensverwerking afgesloten en gevolgd worden; awareness creëren door intern te sensibiliseren en informeren; het gegevensbeschermingsbeleid en de daaraan verbonden processen up-to-date houden; ervoor zorgen dat ze ook op lange termijn conform GDPR en privacy-by-design kunnen blijven functioneren; enzovoort”, vertelt Lisa De Smet, Principal Data Protection Consultant, DPO, IT/IP lawyer en Business Manager bij CRANIUM, die samen met Privacy Consultant Louis Longeval het Havenbedrijf opvolgt.
“De rol van CRANIUM daarin is tweeledig: enerzijds ontlasten ze ons door een deel van het werk over te nemen, anderzijds fungeren ze ook als klankbord bij het interpreteren van de regels. Die interpretaties kunnen variëren, bovendien staan de regels als recente vorm van wetgeving niet in steen gebeiteld. Op de hoogte zijn en blijven is dus cruciaal”, vervolgt Shauni Willems, juriste en DPO bij het Havenbedrijf.
Geloofwaardigheid en vertrouwen
“De grootste uitdaging als DPO, zowel intern als extern, was en is om enerzijds awareness te creëren, zichtbaar en vindbaar te zijn binnen een organisatie die zo groot is als het Havenbedrijf; en anderzijds de nodige geloofwaardigheid op te bouwen. Dat vereist openheid en inspanningen van beide partijen. De veelvuldige communicatie en terugkoppeling van de CRANIUM-consultants waren bijvoorbeeld erg belangrijk om dat vertrouwen organisch te laten groeien, en hebben ervoor gezorgd dat we in onze samenwerking zijn uitgegroeid tot een goed geoliede machine. Het Havenbedrijf is dus een zeer tevreden klant”, besluit Sarah Sak, data governance analyst en DPO bij het Havenbedrijf.
Over CRANIUM
De Belgische scale-up CRANIUM is een internationale consultancyorganisatie gespecialiseerd in privacy, security en datamanagement. Het multidisciplinaire team helpt bedrijven hun (persoonlijke) data te beheren, beschermen en beveiligen tegen inbreuken en cyberaanvallen. Bovendien staan ze klanten bij in de naleving van diverse privacywetgevingen. Dankzij een breed gamma aan oplossingen en een holistische benadering van data dragen ze bij aan een (cyber)veiligere wereld en zetten ze in op het verbeteren van bedrijfsprestaties.
De databeschermingsspecialist groeide sinds de oprichting in 2016 uit tot een team van meer dan 75 juristen en gespecialiseerde IT-profielen. Samen werkten ze aan ruim 1.000 projecten voor 596 internationale klanten vanuit kantoren in België, Nederland, Luxemburg en de Verenigde Staten.
Over Port of Antwerp
Met een totale doorvoer van 289 miljoen ton per jaar vormt Port of Antwerp-Bruges een belangrijk knooppunt in de wereldwijde handel en industrie. De haven is een cruciale schakel voor de afhandeling van containers, de trafiek van stukgoed en de overslag van voertuigen. Port of Antwerp-Bruges is de thuisbasis voor 1.400 bedrijven en huisvest de grootste geïntegreerde chemische cluster in Europa. De haven zorgt, direct en indirect, voor een totaal van 164.000 jobs en voor een toegevoegde waarde van 21 miljard euro.
Port of Antwerp-Bruges heeft een duidelijke ambitie: de eerste wereldhaven worden die economie, mens en klimaat verzoent. De haven wil niet alleen haar groeitraject duurzaam verderzetten, maar ook haar unieke positie als logistiek, maritiem en industrieel platform inzetten om het voortouw te nemen in de transitie naar een circulaire en koolstofarme economie. Samen met de havengemeenschap, klanten en andere partners gaat Port of Antwerp-Bruges actief op zoek naar innovatieve oplossingen voor een duurzame toekomst. De verantwoordelijkheid ten opzichte van de omgeving en, bij uitbreiding, de samenleving staat hoog op de agenda.
De havensites van Antwerpen en Zeebrugge worden uitgebaat door het Havenbedrijf Antwerpen-Brugge, een nv van publiek recht met de Stad Antwerpen en de Stad Brugge als aandeelhouders. Het stelt 1.800 medewerkers te werk. Antwerps havenschepen Annick De Ridder is de voorzitter van de raad van bestuur en Brugs burgemeester Dirk De fauw de ondervoorzitter. Jacques Vandermeiren is de CEO en voorzitter van het directiecomité, dat de dagelijkse leiding verzorgt.
Paul Geens