Fednot et ML6 offrent aux études notariales de l’inspiration et un gain d’efficacité grâce à l’intelligence artificielle
Les notaires peuvent consulter et effectuer des recherches dans une multitude d’actes papier et numériques grâce à un logiciel IA
Gand, le 2 février 2021 — Les 1.600 notaires et plus de 8.000 collaborateurs actifs dans 1.140 études notariales ont augmenté leur efficacité grâce à un projet d’intelligence artificielle de la Fédération des notaires (Fednot). En étroite collaboration avec Fednot, l’entreprise gantoise ML6 a développé une solution IA qui permet aux études notariales de numériser leurs immenses archives d’actes et d’y faire des recherches via une application en ligne. Cette solution constitue donc une précieuse source d’inspiration pour la rédaction de contrats et de clauses, ce qui représente un énorme gain de temps et d’efficacité.
Fednot soutient les études notariales en dans le domaine des conseils juridiques, de la gestion de l’étude, de la formation, de l’information du grand public et des solutions informatiques. En ce qui concerne l’informatique, Fednot s’est intéressée à la puissance de l’intelligence artificielle pour optimiser l’efficacité des études notariales et répondre à la charge de travail croissante. Après avoir minutieusement cherché un partenaire belge approprié, la fédération s’est tournée vers ML6, spécialiste de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage automatique (machine learning).
La scale-up gantoise a développé une solution IA capable d’extraire toutes les informations pertinentes de documents comme des contrats et des actes de mariage et de vente. Le modèle IA reconnaît automatiquement des données telles que les parties concernées et les adresses, afin d’attribuer immédiatement un alias dans un souci de respect de la confidentialité des données à caractère personnel. Les termes techniques peuvent ainsi être analysés plus en détail dans leur contexte. La solution IA permet aussi de réaliser des recherches intelligentes dans les documents. ML6 a créé à cette fin une application en ligne permettant au notaire et à ses collaborateurs d’effectuer des recherches sur des combinaisons de termes techniques et autres.
Moteur de recherche spécifique à un domaine
« L’utilisateur saisit par exemple le terme de recherche ‘droit de passage’ et obtient un aperçu des clauses et des documents ainsi que de la manière dont le terme y apparaît. Sur cette base, l’utilisateur peut déterminer la formulation la plus appropriée pour le document sur lequel il travaille à ce moment-là », explique Jan Van Looy, Project Manager chez ML6. L’utilisateur peut également utiliser certains filtres dans sa recherche, comme une période de temps déterminée ou un type d’acte déterminé.
« Ce moteur de recherche spécifique à un domaine est une importante source de connaissances et d’inspiration pour la rédaction d’actes, de contrats, etc. », précise Paul Danneels, Chief Transformation Officer chez Fednot. « Une grande partie de la terminologie notariale ne se rencontre que rarement dans la pratique quotidienne. Il n’est donc pas évident de l’intégrer rapidement et correctement dans les clauses et les actes. Le moteur de recherche donne directement des suggestions et met l’utilisateur sur la bonne voie. »
Archives rendues accessibles
Cette solution est non seulement en mesure d’analyser des documents numériques, mais aussi des documents papier scannés. Les notaires ne doivent plus parcourir des piles de contrats de plusieurs dizaines de pages à la recherche de clauses et de formulations, ils trouvent immédiatement les informations voulues sous forme numérique. Les archives des études notariales sont considérables et inestimables. Grâce à cette solution, il est désormais possible de rendre accessibles, de numériser et de mettre à disposition les informations utilisables dans ces archives.
Et Paul Danneels de conclure : « L’intelligence artificielle consolide l’intelligence collective présente dans toutes les études notariales et la met à la disposition de chaque notaire. Le gain d’efficacité est inestimable et va de pair avec des documents de qualité. Nous souhaitons, à l’avenir, élargir encore la solution AI de ML6 à d’autres types d’actes. Tout comme l’automatisation des usines a révolutionné la façon de travailler il y a 50 ans, l’IA aura le même impact sur le travail de la connaissance dans les études notariales. Fednot s’appuiera sur l’expertise de ML6 pendant encore au moins deux ans pour être guidée sur cette voie. »